「外部のXMLファイルを読み込み、ユーザー名に応じてmenu内容を変更する」の関連で、dynamicMenu要素のgetContent属性のコールバックを利用してmenu内にあるbuttonの数を増やす方法を紹介します。

[リボンXML]

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<customUI onLoad="rbnSample_onLoad" xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <ribbon>
    <tabs>
      <tab id="tabSample" label="Sample Tab">
        <group id="grpSample" label="Sample Group">
          <button id="btnSample" label="Button増加" size="large" imageMso="PlusSign" onAction="btnSample_onAction" />
          <dynamicMenu id="dmuSample" label="Sample Menu" size="large" imageMso="HappyFace" getContent="dmuSample_getContent" />
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

[標準モジュール]

Option Explicit

Private myRibbon As Office.IRibbonUI

Private Sub rbnSample_onLoad(ribbon As IRibbonUI)
  Set myRibbon = ribbon
End Sub

Private Sub btnSample_onAction(control As IRibbonControl)
  IncButtonElement ThisWorkbook.Path & "\Sample.xml", "btnSample", "Sample Button"
  myRibbon.InvalidateControl "dmuSample"
End Sub

Private Sub dmuSample_getContent(control As IRibbonControl, ByRef returnedVal)
  Dim MenuXML As String
  
  MenuXML = LoadMenuFile(ThisWorkbook.Path & "\Sample.xml")
  If Len(Trim$(MenuXML)) < 1 Then Exit Sub
  returnedVal = MenuXML
End Sub

Private Function LoadMenuFile(ByVal FilePath As String) As String
  Dim ret As String
  
  ret = "" '初期化
  On Error Resume Next
  With CreateObject("Msxml2.DOMDocument")
    .async = False
    If .Load(FilePath) Then ret = .XML
  End With
  On Error GoTo 0
  LoadMenuFile = ret
End Function

Private Sub IncButtonElement(ByVal XmlFilePath As String, ByVal BtnID As String, ByVal BtnLabel As String)
'button要素増加
  Dim d As Object
  Dim n As Object
  Dim cnt As Long
  
  Set d = CreateObject("Msxml2.DOMDocument")
  d.async = False
  If d.Load(XmlFilePath) Then
    cnt = d.getElementsByTagName("button").Length
    '[xmlns=""]が追加されるのを防ぐために名前空間URI設定
    Set n = d.createNode(1, "button", d.DocumentElement.NamespaceURI)
    With d.DocumentElement.appendChild(n)
      .setAttribute "id", BtnID & cnt + 1
      .setAttribute "label", BtnLabel & cnt + 1
      .setAttribute "imageMso", "HappyFace"
    End With
    Set n = Nothing
    d.Save XmlFilePath
  End If
  Set d = Nothing
End Sub

上記コードを設定したファイルと同じ場所に、下記XMLファイルを保存します。

[Sample.xml]

<menu xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui" itemSize="large">
  <button id="btnSample1" label="Sample Button1" imageMso="HappyFace"/>
</menu>

XMLファイル保存後、リボン・カスタマイズしたファイルを開くと「Sample Tab」タブが下図のように表示されます。

「Button増加」ボタンをクリックすることで、「Sample Menu」内にあるbuttonの数を増やすことができます。

上記のように、menu内容を外部のXMLファイルから読み込むようにして、マクロでXMLファイルを書き換えた後に再度XMLファイルを読み込むようにすれば、動的にリボン(の一部)を変更することができます。