オフィスおかんさんが定期的に開催されているバックオフィス向けのイベント「おかんの井戸端会議」に参加してきました。
私が参加したのは「“働き方改革”を支える サイボウズ流バックオフィス業務改善勉強会」で、kintoneやサイボウズ Officeで有名なサイボウズ株式会社さんとのコラボ企画です。
https://go.pardot.com/l/413362/2017-12-12/n5cprg より
会場も東京・日本橋にあるサイボウズさんのオフィスビルで、後述しますが、写真撮影も可能なオフェスツアーもありました。
おかんの井戸端会議とは？
上でも書きましたが、おかんの井戸端会議とは、バックオフィス、すなわち人事や経理、総務といった、会社を影で支える間接部門で働く人向けの勉強会(交流会)です。
下記の公開されている動画を見ると、どのような雰囲気なのか分かります。
堅苦しくなく、ゆるくてアットホームな感じですね！
システム開発系の勉強会やコミュニティは多々ありますが、総務系のこういったコミュニティはなかなかありませんので、非常に貴重な場だと思います。
グループディスカッションで悩みを共有
私が参加した昨日の回では、会場に入った時点でグループ分けがされていて、各チーム4,5名に分かれてテーブルに座りました。
タイムテーブルは下図の通りで、開会の挨拶の後いきなり自己紹介＆グループディスカッションです。
これはコミュ力が試される！
のっけから試練です。
グループディスカッション(付箋を使ったブレインストーミング)では「バックオフィスで利用するツールについて他社に聞いてみたいことは？」をテーマに話し合いが行われ、私のチームでは下記の話題で盛り上がりました。
- チャットサービスについて
- 勤怠管理について
- 現在使用している勤怠管理ツールが使いづらく、結局Excel管理になってしまう。
- 働き方が多様化していく中で、どのように勤怠管理・人事評価を行っていけば良いのか？
- テレワークについて
- 実際にテレワークを実施したところ、通勤ストレスから解放されてとても良かった。
- 社内の一部でテレワークを実施しているが、テレワークを導入しやすい部署と導入が難しい部署があり、社員間の不平等感をどのように無くせば良いのか悩んでいる。
- チームメンバーで協力して、不平等感をなるべく吸収できるような体制をとっている(サイボウズさん)。
- ペーパーレス化について
- Evernoteを使って電子化できる書類は電子化している。
- すべての書類をペーパーレス化することは難しく、結局PDFデータを印刷して紙として保管している場合もある。
他のチームでもチャットサービスを含めたコミュニケーションツールの話題や勤怠管理、ワークフローといった話題で盛り上がっていたようで、やはりどこも同じような悩みを抱えているのだな、と実感しました。
サイボウズさんの事例紹介
グループディスカッションの後は、サイボウズさんの制度や自社サービスの活用例の紹介がありました。
サイボウズさんは、“100人いれば100通りの人事制度があってよい”という考えのもと、育自分休暇制度や働く場所と時間を選べるウルトラワーク、パラレルワークの自由化といったワークスタイル変革を行い、離職率が4%以下に下がったそうです(「ワークスタイル – サイボウズ株式会社」参考)。
(2009年頃は4人に1人は辞めていく状況だったとか・・・)
その制度を実現するために、自社サービスをフル活用されており、kintoneで作られた日報アプリや議事録アプリ、お弁当の注文アプリ等の実際の画面を見せていただきました。
制度といい、ツールといい、正直ここまでのものを作り上げるのは大変だろうなー、と思います。
サイボウズさんのサイトで下記のように述べられている通り、土壌となる組織風土が浸透していないと実現できないでしょう。
制度もツールも使いこなせるかどうかはヒト、そしてそのチーム次第。多様性を尊重する、公明正大である、議論を大事にする、そんな風土があってこそ、多様な働き方が実現できると考えています。
https://cybozu.co.jp/company/work-style/ より
サイボウズさんのオフィスツアー
サイボウズさんの事例紹介の後はオフィスツアーです。
写真撮影OKだったので、遠慮なく撮ってきました！
キリンが存在感を示すサイボウ樹パーク。
3つあるカフェブース。それぞれ「鳥」「森」「空」と名前が付いています。
企業キャラクターの「ボウズマン」、社長がプロレス好きとのことでムキムキのナイスガイです。
が、今ではこの通りのゆるキャラ系。
サイボウ樹の近くにはハンモック。
ここで寝るのは勇気がいりそうです。
過去のノベルティです。
マウスちょっと欲しい。
写りが悪いので見づらいですが、0円の自販機です。
お客様は無料で飲み物ゲットできちゃいます。
最後は輝くロゴで締め。
執務室(BASECAMP)も案内していただいたのですが、そちらは残念ながら撮影禁止。
すごく働きやすそうなオフィスでした！
社員の皆さんが使っているディスプレイもデカっ！30インチ以上？あれくらい大きいと作業しやすそうです。
「Big Hub for Teamwork 体感ツアー」として一般見学も受け付けているそうなので、興味がある方はサイボウズさんの方までお問い合わせください。
懇親会
最後はお待ちかねの懇親会です。
オフィスおかんさん自慢のお惣菜も振舞われました。
私の写真の腕が悪くて魅力が半減しちゃっていますが、どのお惣菜もとても美味しゅうございました。
(プルコギも美味しかったけど、やっぱりお気に入りはカボチャかな？いや、どれも美味しかった！)
お酒までご用意いただいて、さすが分かってらっしゃる！！
懇親会の参加者は20～30名程度でしたでしょうか。
美味しい総菜を肴に、ディスカッションで同じグループになった方も、別のグループだった方とも、和やかに親睦を深めることができました。
バックオフィサー同士、やはり共通の話題で盛り上がれます。
おかんさんのサービスについても、「オフィスが高層にあるとお昼に下まで降りていくのが大変。総菜やご飯を届けてくれるのはとても便利！」「社員の健康管理も課題になっているので、栄養バランスが考えられた食事は有難い。」といった意見を伺うこともできました。
なるほど。確かに高層オフィスだと行き来だけでも大変そうです。
社食があるオフィスばかりではないので、低価格で栄養価の高い食事が摂れるおかんさんのサービスはとても有用だと思います。
オフィスおかんのサービス
今回の交流会を主宰された「オフィスおかん」さんは、『働く人のライフスタイルを豊かにする』をミッションステートメントとし、オフィスに惣菜をお届けする“ぷち社食サービス”を提供されています。
サービスの概要は下図の通りで、オフィスに専用の冷蔵庫を設置した後は、定期的に配達員さんが総菜を届けてくれ、利用者は好きな時にレンジでチンしてお惣菜やご飯を食べることができるようになっています。
在庫管理や賞味期限管理、現金管理は全ておかんさんが行ってくれるので、利用者側が気にする必要はありません。
オフィスグリコを利用されているのであれば、そのお惣菜版だと思ってもらえれば、分かりやすいかもしれません。
詳しくは、下記動画をご視聴ください。
このサービスは、「ガイアの夜明け」や「おはよう日本」、「がっちりマンデー!!」でも取り上げられたことのある、注目度の高いサービスです。
無料トライアルもあるようなので、興味がある方は是非問い合わせてみてください。
メニュー表もいただいたのですが、どのお惣菜も美味しそうです！
それに安いっ！！
おわりに
今回初めてバックオフィス向けの交流会に参加させていただきました。
上でも書きましたが、人事や総務といった、所謂裏方業務のコミュニティは少なく、非常に貴重な場であったと思います。
サイボウズさんのオフィス見学や、おかんさんの総菜の試食までさせていただいて、満足度は100％、いや120％でした。
まだまだ話し足りないというか、もっと他社の方々と交流できれば良かったなー、というのが正直な感想で、今後も引き続きイベントに参加できればと思います。
今回のようなイベントを頻繁に開催されている、オフィスおかんさんはスゴイ！本当にありがとうございました。
そういえば、イベントの参加者の方々とスタッフの方々とが中々見分けられなかったので、スタッフの方は腕章やコーポレートTシャツなんかを身に付けていただくと、分かりやすかったのかなー、なんてことを後から思いました。
関連Webサイト
- 総務の悩みを共有する交流会！「おかんの井戸端会議」に潜入取材 | 採用アカデミー
- https://saiyo-ac.jp/archives/953
- プチ社食「オフィスおかん」で、働くヒトのライフスタイルを豊かに | pilot boat(パイロットボート)
- https://pilotboat.jp/2017/09/okan/
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